Mổ xẻ một lần thử hỏng cho hiệu quả là ngồi lại sớm khi mọi người còn nhớ, kể lại chuyện đã xảy ra theo đúng trình tự, tìm nguyên nhân ở cách làm, công cụ, quy trình chứ không ở một con người, rồi chốt vài việc cụ thể sẽ làm khác. Điều kiện để việc này có ích là không ai bị đổ lỗi, vì chỉ khi không sợ bị trách, người ta mới kể thật.
Chào bạn, đây là Nhà Sáng Chế. Dù bạn làm một mình hay làm với vài người, sau mỗi lần thử hỏng quan trọng, dành một buổi ngồi lại là việc đáng làm nhất. Tập này mình chia sẻ cách tổ chức buổi đó để nó không biến thành buổi trách móc hay buổi an ủi suông.
Vì sao phải ngồi lại sớm?
Trí nhớ về chi tiết phai rất nhanh. Sau một tuần, người ta chỉ còn nhớ nó hỏng, còn hỏng lúc nào, trước đó có dấu hiệu gì, ai đã làm gì, thì mờ đi. Sau một tháng, câu chuyện đã được mỗi người kể lại theo cách của mình.
Nên ngồi lại trong vòng một hai ngày sau lần thử, khi mọi người còn nhớ rõ. Mang theo mẫu hỏng, ảnh, video, sổ ghi chép. Những thứ này giúp neo câu chuyện vào sự thật.
Nếu làm một mình, vẫn nên làm điều này. Ngồi riêng, viết ra như thể đang kể cho người khác nghe. Việc buộc mình kể theo trình tự giúp thấy những điều mà khi nghĩ lung tung trong đầu không thấy.
Buổi ngồi lại không cần dài. Với một lần thử nhỏ, nửa giờ là đủ. Với một lần thử lớn, có thể cần vài giờ.
Kể lại theo trình tự, không nhảy vào kết luận
Bước đầu tiên là dựng lại dòng thời gian. Chuẩn bị gì, bắt đầu lúc nào, từng bước diễn ra thế nào, lúc nào bắt đầu thấy bất thường, lúc nào hỏng hẳn, sau đó làm gì.
Trong bước này, cấm đưa ra nguyên nhân. Chỉ kể chuyện gì đã xảy ra. Người ta rất hay nhảy vào kết luận kiểu tại lò xo yếu ngay từ phút đầu, và một khi đã có kết luận, mọi người sẽ chỉ tìm bằng chứng ủng hộ nó.
Mỗi người kể phần mình thấy. Người đứng gần cơ cấu thấy khác người cầm máy quay, khác người ghi số liệu. Ghép các góc nhìn lại cho một bức tranh đầy đủ hơn.
Ghi dòng thời gian lên giấy lớn hoặc bảng, để mọi người cùng nhìn. Những chỗ còn thiếu thông tin, đánh dấu để tìm thêm.
Tìm nguyên nhân ở cách làm, không ở người
Khi dòng thời gian đã rõ, mới bắt đầu hỏi vì sao. Dùng cách hỏi vì sao nhiều lần mà mình đã nói ở nhóm bài về nguyên lý gốc.
Nếu câu trả lời dẫn tới một người, như anh A lắp sai chiều, đừng dừng lại. Hỏi tiếp: vì sao lắp sai chiều được. Có thể vì chi tiết đối xứng, không có dấu hiệu chiều. Có thể vì bản vẽ không rõ. Có thể vì làm vội do thời gian thử bị dồn.
Những câu trả lời đó mới là nơi cần sửa. Nếu chỉ trách anh A, lần sau người khác cũng sẽ lắp sai y hệt. Nếu thiết kế lại chi tiết để chỉ lắp được một chiều, không ai lắp sai được nữa.
Nguyên tắc này không có nghĩa là không ai chịu trách nhiệm. Nó có nghĩa là trách nhiệm chính của cả nhóm là làm cho hệ thống khó sai, chứ không phải tìm người để trách.
Chốt việc sẽ làm khác
Buổi mổ xẻ phải kết thúc bằng vài việc cụ thể. Không phải lần sau cẩn thận hơn, mà là những thay đổi thấy được: thêm dấu chiều lên chi tiết, thêm bước kiểm tra trước khi thử, đổi vật liệu khớp nối.
Mỗi việc có người phụ trách và thời hạn. Nếu không, nó sẽ trôi mất trong đống việc khác.
Giới hạn số việc. Hai ba việc quan trọng nhất là đủ. Một danh sách mười việc thì thường không việc nào được làm tới nơi.
Ghi toàn bộ buổi mổ xẻ vào sổ sáng chế: dòng thời gian, nguyên nhân tìm được, việc sẽ làm. Lần sau thử lại, mở trang này ra kiểm xem đã làm đủ chưa.
Giữ không khí an toàn để nói thật
Tất cả những bước trên chỉ có ích nếu mọi người dám nói thật. Người đã lắp sai phải dám nói mình lắp sai. Người thấy dấu hiệu bất thường mà không báo phải dám nói mình đã thấy.
Không khí đó phụ thuộc rất nhiều vào người dẫn dắt. Nếu người dẫn dắt kể lỗi của chính mình trước, cảm ơn người nói thật, và không bao giờ dùng những gì được kể trong buổi mổ xẻ để trách phạt, mọi người sẽ dần tin.
Chỉ một lần dùng lời thú nhận để trách, niềm tin đó sẽ mất rất lâu mới lấy lại được. Từ đó về sau, các buổi mổ xẻ sẽ chỉ còn là những lời nói cho có.
Bạn thử nhớ lại lần gần nhất có chuyện hỏng trong việc mình làm cùng người khác: mọi người đã tìm cái sai trong cách làm, hay tìm người để trách?
Câu hỏi thường gặp
Làm một mình thì mổ xẻ thế nào?
Viết ra dòng thời gian như đang kể cho người khác, rồi tự hỏi vì sao nhiều lần. Nếu có thể, nhờ một người bạn tin cậy nghe kể và đặt câu hỏi, họ sẽ thấy những điều bạn bỏ qua.
Có cần mổ xẻ cả những lần thử thành công không?
Nên, ít nhất với những lần quan trọng. Hỏi vì sao lần này thành công giúp bạn biết đó là nhờ thiết kế hay nhờ may mắn, và điều gì cần giữ lại cho lần sau.
Nếu có người thật sự cẩu thả thì sao?
Vẫn tìm hiểu vì sao cẩu thả xảy ra được, như áp lực thời gian hay thiếu hướng dẫn. Nếu là vấn đề thái độ lặp lại, hãy xử lý riêng với người đó, không trong buổi mổ xẻ chung.
Buổi mổ xẻ có nên có người ngoài tham gia?
Một người ngoài có kinh nghiệm có thể giúp đặt câu hỏi khách quan hơn. Nhưng họ cần hiểu và tôn trọng nguyên tắc không đổ lỗi, và giữ kín thông tin về sáng chế.
Mổ xẻ xong mà vẫn không rõ nguyên nhân thì sao?
Ghi lại những giả thuyết có khả năng nhất và thiết kế một lần thử nhỏ để kiểm từng giả thuyết. Không rõ nguyên nhân cũng là một kết quả, nó cho biết bạn cần thêm thông tin trước khi thử lại lần lớn.
