Tách sản phẩm thành chức năng nghĩa là bạn không nhìn đồ vật như một khối có hình dạng quen thuộc, mà như một tập hợp những việc nó làm. Mỗi việc viết bằng một động từ và một danh từ: giữ vải, tạo lực kẹp, chịu nước. Khi đã thấy các việc, bạn có thể hỏi còn cách nào khác để làm đúng việc đó, và đó là lúc ý tưởng mới xuất hiện.
Chào bạn, đây là Nhà Sáng Chế. Tập trước mình nói về việc bóc vấn đề tới gốc. Tập này là một công cụ rất cụ thể để làm điều đó với đồ vật, dùng được ngay tối nay với bất cứ món gì trên bàn bạn.
Chiếc kẹp phơi quần áo làm những việc gì?
Lấy ví dụ chiếc kẹp phơi bằng gỗ. Nhìn thì nó là hai thanh gỗ và một lò xo. Nhưng nếu tách theo chức năng, nó làm những việc sau: giữ vải trên dây, tạo lực ép, cho phép mở bằng một tay, chịu được nắng và nước, và không làm hằn vải.
Mỗi việc đó có thể giao cho bộ phận khác, hoặc làm bằng cách khác. Lực ép có thể đến từ lò xo thép, từ độ đàn hồi của chính vật liệu, từ trọng lực, từ nam châm. Giữ vải có thể bằng kẹp, bằng móc, bằng ma sát, bằng cách luồn.
Khi viết ra như vậy, bạn sẽ thấy chiếc kẹp chỉ là một trong rất nhiều cách ghép các lời giải cho năm việc trên. Có thể có cách ghép tốt hơn cho một hoàn cảnh cụ thể, như gió mạnh ven biển, hay vải mỏng dễ hằn.
Và bạn cũng thấy việc nào quan trọng nhất với người dùng. Với người phơi đồ ở ban công chung cư, không bị gió thổi bay có khi quan trọng hơn mọi thứ khác.
Vì sao phải viết bằng động từ và danh từ?
Viết bằng động từ buộc bạn nghĩ về việc, không nghĩ về vật. Nếu bạn viết chức năng là lò xo, bạn đã chọn lời giải. Nếu viết là tạo lực ép, bạn để mở mọi cách tạo lực.
Danh từ đi kèm giúp bạn rõ việc đó tác động lên cái gì. Tạo lực ép lên vải khác với tạo lực ép lên dây. Nhiều khi chính việc chọn danh từ đã mở ra ý mới: nếu kẹp giữ vải vào dây, sao không giữ vải vào vải.
Cố giữ mỗi chức năng thật ngắn, hai ba chữ. Chức năng dài dòng thường là nhiều chức năng gộp lại, cần tách tiếp.
Người mới hay viết những chức năng như làm đẹp, tạo cảm giác cao cấp. Không sai, nhưng nên tách riêng những chức năng về cảm nhận khỏi những chức năng về vật lý, vì cách giải chúng khác hẳn nhau.
Gộp và bỏ bộ phận: hai phép hay nhất
Khi đã có danh sách chức năng và biết bộ phận nào làm việc nào, hãy tìm những chỗ một bộ phận chỉ làm một việc nhỏ. Đó là ứng viên để gộp. Nếu thân kẹp tự đàn hồi được, lò xo không cần nữa. Bớt một bộ phận là bớt một chỗ hỏng, bớt một bước lắp.
Phép thứ hai là hỏi chức năng nào có thể bỏ hẳn, vì môi trường đã tự làm. Ví dụ một dụng cụ tưới cần chức năng tạo áp lực nước, nhưng nếu thùng nước đặt cao thì trọng lực đã làm việc đó.
Nhiều sáng chế đáng giá nhất không thêm gì cả, mà bỏ được một bộ phận người ta tưởng không thể thiếu. Những sáng chế như vậy thường rẻ hơn, bền hơn và dễ làm hàng loạt hơn.
Cũng có khi làm ngược lại: tách một bộ phận đang làm quá nhiều việc thành hai, để mỗi phần được làm bằng vật liệu phù hợp nhất.
Áp dụng cho một sản phẩm bạn định cải tiến
Chọn một món cụ thể trong nghề của bạn. Viết ra mọi chức năng nó làm, cả chức năng chính lẫn phụ. Đừng quên những chức năng ẩn như được cất gọn, được vệ sinh, được sửa khi hỏng.
Rồi với mỗi chức năng, ghi bộ phận nào đang làm nó và làm tốt tới đâu. Chỗ nào người dùng hay than, hay tự chế thêm, chỗ đó là chức năng đang làm kém.
Tiếp theo, với chức năng làm kém, liệt kê ít nhất năm cách khác để làm việc đó, kể cả những cách nghe kỳ cục. Đừng lọc vội. Cách kỳ cục có khi dẫn tới cách hay.
Cuối cùng mới ghép lại, chọn tổ hợp hợp với người dùng và hoàn cảnh. Bạn sẽ có vài phương án, và mỗi phương án đều có lý do rõ ràng, dễ giải thích với người cùng làm.
Những chỗ cách nhìn chức năng hay bị dùng sai
Chỗ sai đầu tiên là bỏ quên chức năng mà người dùng coi là hiển nhiên. Một món đồ bếp phải rửa được. Một dụng cụ ngoài đồng phải chịu được bùn. Không ai nói ra, nhưng thiếu là bị bỏ ngay.
Chỗ sai thứ hai là tách quá vụn. Một cái bàn không cần tách tới mức từng con vít. Tách tới mức bạn thấy được những lựa chọn thiết kế thật sự là đủ.
Chỗ sai thứ ba là quên chi phí của mỗi chức năng. Có chức năng làm được nhưng tốn gấp nhiều lần phần còn lại. Nên hỏi người dùng họ có cần nó thật không, hay chỉ là đẹp trên giấy.
Tối nay, bạn thử nhặt một món đồ nhỏ nhất trên bàn, viết ra năm việc nó làm, và xem có việc nào nó đang làm dở không nhé.
Câu hỏi thường gặp
Phân tích chức năng có giống phân tích giá trị trong sản xuất không?
Khá gần. Phân tích giá trị cũng tách sản phẩm thành chức năng rồi xem mỗi chức năng tốn bao nhiêu. Người sáng chế dùng cùng cách nhìn nhưng để tìm lời giải mới nhiều hơn là để cắt chi phí.
Nên liệt kê bao nhiêu chức năng cho một sản phẩm?
Không có số chuẩn. Với đồ vật đơn giản thường vài chức năng là đủ thấy rõ. Nếu danh sách dài hàng chục dòng, hãy nhóm lại theo bộ phận hoặc theo mức quan trọng.
Cách nhìn chức năng có dùng được cho dịch vụ hay phần mềm?
Được. Mỗi bước trong dịch vụ hay mỗi màn hình trong phần mềm cũng làm một việc cho người dùng. Viết việc đó bằng động từ giúp bạn thấy bước nào thừa hoặc có thể gộp.
Gộp bộ phận có làm sản phẩm khó sửa hơn không?
Có thể. Một bộ phận làm nhiều việc thì hỏng là hỏng nhiều thứ. Nên cân nhắc người dùng của bạn quen sửa hay quen thay, và bộ phận gộp có dễ thay không.
Trẻ em có học được cách nhìn này không?
Học được và thường rất nhanh. Cho trẻ cầm một món đồ, hỏi nó làm những việc gì, rồi hỏi còn cách nào khác để làm việc đó. Đây là một trò chơi tốt để nuôi óc sáng tạo mà không cần chấm điểm.
